La fatturazione elettronica segue di fatto un percorso prestabilito che si riepiloga come segue:

1. La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica;
2. Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata, ovvero riconosciuta dagli enti che certificano l’identità) per garantirne origine, contenuto, e impedire che possa essere modificata nel tempo;
3. La fattura verrà poi inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SdI) che è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture emesse verso i privati (pazienti e partite iva) e la Pubblica Amministrazione;
4. Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio (SdI) provvede a recapitare il documento al soggetto a cui è indirizzato.

La fattura elettronica è entrata in vigore inizialmente in Italia nel 2015 come documento obbligatorio per tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione.

Dal 2017 il Sistema di Interscambio (SdI) è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati (partite iva) per poter trasmettere e/o ricevere fatture elettroniche in modo facoltativo.

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con P.Iva) sia verso i consumatori finali (pazienti).

Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti che operano nel territorio dello Stato devono essere emesse esclusivamente fatture elettroniche, secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.

Nota bene: ai privati (pazienti) si dovrà consegnare anche una copia in formato leggibile (PDF) oltre al formato XML.

La fattura elettronica ti viene spedita dal Sistema di interscambio (SDI).

Se hai un software gestionale "abilitato", si collegherà al Sistema di Interscambio e riceverà in automatico le fatture di acquisto elettroniche, proponendoti di registrarla in Prima Nota.

Se non hai un software gestionale abilitato, puoi fare in 2 modi:

1. accedere al portale "Fatture e Corrispettivi" e trovare lì le fatture di acquisto dei fornitori, per vederle o scaricare il file XML
2. ricevere il file XML via PEC

In entrambi i casi, senza un software gestionale, hai bisogno di un software per visualizzare il file XML e vedere il contenuto della fattura.
Ricorda che fiscalmente fa fede il file XML come documento di fatturazione.

Tutto questo mostra chiaramente che senza un software gestionale abilitato alla fatturazione elettronica, è piuttosto complicato ricevere le fatture di acquisto, verificarle nel loro contenuto, registrarle e conservarle secondo la legge.

Se fino ad oggi è sufficiente stampare, numerare e conservare le fatture di acquisto per 10 anni, dal 1° gennaio 2019 saranno valide solo in formato XML e conservate legalmente nel sistema dell’Agenzia delle Entrate o tramite un provider certificato.

Da un lato sarà più facile conservarle, ma dall’altro senza un software dedicato sarà più complicato riceverle e consultarle.

La conservazione sostitutiva è già oggi una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.

La fattura elettronica nasce direttamente come documento elettronico e va quindi conservata secondo i criteri della conservazione sostitutiva (ovvero senza cartaceo). La firma digitale identifica l’emittente del documento e lo rende non modificabile nel tempo.

La conservazione sostituiva richiede che un documento sia conservato per 10 anni così come è già previsto dalla vecchia normativa per la fattura tradizionale cartacea.

La conservazione delle fatture elettroniche potrà essere attuata gratuitamente tramite il portale "Fatture e Corrispettivi" dell’Agenzia delle Entrate oppure scegliendo servizi a pagamento autorizzati allo scopo.

I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti non solo per le fatture, ma per tutti i documenti dello studio, e si evidenziano su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:

• eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
• eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
• abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.

Quindi l’utilizzo di un software gestionale che integra la fatturazione elettronica in emissione e ricezione, è la migliore soluzione in quanto rende tutto il processo veloce e intuitivo senza doversi preoccupare di ogni passaggio:

• emissione e firma digitale
• invio al Sistema di Interscambio (SdI)
• ricezione e registrazione delle fatture di acquisto in Prima Nota
• conservazione sostitutiva di ogni documento per 10 anni

Si, la stessa Agenzia delle Entrate mette a disposizione degli operatori sia una App per smartphone o tablet che un software da utilizzare su pc, utilizzabili solo dopo essersi registrati al portale “Fatture e Corrispettivi”.

Anche le Camere di Commercio hanno messo a disposizione sul proprio portale un servizio gratuito per la creazione, invio e conservazione delle fatture elettroniche.

Poi ci sono anche dei software e portali internet privati che offrono gratuitamente, per un periodo limitato, l’utilizzo delle loro applicazioni.

In ognuno di questi casi, ogni fattura va creata e compilata in ogni suo campo a mano, non potendo sfruttare gli automatismi di un tipico gestionale (anagrafica pazienti, fornitori, listini prestazioni, banche, ecc.
dati che non vanno compilati ogni volta a mano).

BIOSFERA SOFTWARE è una soluzione per la fatturazione elettronica che non risolve soltanto la necessità di adeguamento fiscale del 1° gennaio 2019, ma mette lo studio in condizione di avere un sistema di archiviazione di tutte le informazioni importanti, a partire da:

• Anagrafica pazienti
  ogni paziente ha una cartella  richiamabile velocemente per fissare appuntamenti, emettere preventivi e fatture, senza compilare ogni volta gli stessi dati a mano;
  Per ogni paziente mostra chiaramente le prestazioni che ha fatto
• Anagrafica fornitori
  Allo stesso modo i fornitori hanno una loro cartella con tutte le fatture associate con i relativi pagamenti oltre ad altre informazioni (file, preventivi, note, ecc.)
• Prima Nota
  Ogni fattura emessa o ricevuta e i pagamenti fatti o incassati sono sempre consultabili

Oltre a questo c’è tanto altro che nel tempo può essere aggiunto e implementato, per uno studio che cresce e si espande.

Si tratta di un vero e proprio software gestionale, che non ha la complessità tipica dei gestionali, perché nasce proprio per chi viene da una gestione cartacea oppure per chi ha provato altri gestionali troppo complessi.

L’adozione del nostro software gestionale ti semplifica la vita in molti modi.

Gestire senza sforzi la fatturazione elettronica è solo uno dei tanti vantaggi, come per esempio:

• Produrre fatture e preventivi in pochi secondi;
• Registrare le fatture dei fornitori rapidamente e tenere sempre sotto controllo i costi;
• Avere lo scadenzario delle fatture aggiornato in automatico.